La receta para organizar un buen evento de desarrollo y los errores que lo harían fracasar

El nivel de los acontecimientos para desarrolladores en España es bastante alto. Un muestreo de lo más distinguido lo hicimos acá mismo hace dos meses con el artículo titulado 'Los quince acontecimientos para desarrolladores en España que no te puedes perder en 2018'. Mas, ¿qué debe tener un buen acontecimiento de desarrollo? Y puesto que estamos, ¿qué no debe tener?

En el artículo vamos a procurar contestar a estas preguntas y no solo desde la perspectiva del asistente si no asimismo desde el del comunicante. Asociaciones y empresas que pensáis en lanzaros a organizar vuestro acontecimiento, estad ojo al parche.

Una web realmente útil

Los interesados en tu acontecimiento buscarán información del mismo primordialmente por medio de sus redes sociales (ya vamos a hablar de ellas y como emplearlas más adelante) y de la página web. Por consiguiente se debe intentar una web clara, fácil, informativa y en constante actualización. Sobre tu acontecimiento debe quedar meridianamente claro en qué momento es, a quién se dirige, de qué manera lograr las entradas (y a que te dan derecho), de qué forma llegar, de qué manera mandar una charla (y tus ventajas y retribución como comunicante), quiénes son los patrocinadores…

Puedes dejar la venta de entradas (e inclusive el Call for Papers) a cargo de webs especializadas, especialmente si se trata de un acontecimiento pequeño, mas si la sostienes bajo tu ala puedes lograr una mejor experiencia. Por poner un ejemplo puedes preguntarle al comprador la talla de camiseta que utiliza o bien si tiene alguna alergia o bien intolerancia alimenticia (o bien si no come algo por temas de religión o bien conciencia) y de este modo lograr un acontecimiento más inclusivo… si bien de inclusión vamos a hablar asimismo después.

Si externalizas esta venta de entradas siempre y en todo momento puedes hacer estas comprobaciones a posteriori mandando e-mails o bien formularios a los asistentes si bien se corre el peligro de tener un retorno mucho menor.

Un costo ajustado y asumible

Equiparados con los acontecimientos y conferencias en el resto de Europa o bien USA, en España los costes de las entradas a exactamente los mismos no son nada caras. Iván López (@ilopmar), desarrollador Groovy y cooperador asimismo de esta casa, nos cuenta lo siguiente al requerimiento de qué le atrae de una conferencia o bien acontecimiento para ser ponente: Primordialmente lo que más me atrae son el resto de comunicantes que pueda haber y la posibilidad de ver las conversas de la conferencia de forma gratuita. Hay conferencias que tienen costes accesibles, por lo menos en España, mas en Europa lo normal acostumbran a ser cuatrocientos-seiscientos euros que, siendo comunicante, no hay que abonar. Además de esto, en la mayor parte de las conferencias, el día precedente siempre y en todo momento hay una cena de speakers en la que conoces a otros comunicantes como , charlas con ellos de tecnología, de tu charla, de la suya,… y de muchos temas que van brotando..

De las actividades paralelas en los acontecimientos vamos a hablar entonces mas ahora prosigamos hablando de los costos, que aunque no son tan costosos como allende los Pirineos, pueden suponer una barrera de entrada: hay gente que no se puede permitir abonar cientos y cientos de euros y/o los gastos de desplazarse a otra urbe a lo largo de múltiples días ni tiene una compañía detrás que se haga cargo. De ahí que se puede llegar a lograr cierto grado de endogamia o bien lo que es lo mismo: que en todos y cada uno de los acontecimientos de afines temáticas o bien peculiaridades se vean siempre y en todo momento exactamente las mismas caras.

Hay que procurar ajustar los costos y plantear ofertas: para los early birds, para conjuntos, para los colectivos menos representados, para aquellos que solo deseen acudir en línea (mediante streaming) o bien acceder al material a posteriori…

Eso si, si apuestas por un acontecimiento gratis (o bien aun de costo simbólico), te puedes localizar con situaciones desapacibles como que la gente entonces no asista, como comentaban últimamente en este hilo de Twitter.

Voy a resumir lo que pasó en el acontecimiento del sábado pasado de la Bootcamp, si ciertos que no vinieron y no cancelaro tiene la piel fina, mejor que no prosiga leyendo. Abro hilo ….— Luis Monje (@lfraile) diecinueve de junio de dos mil dieciocho

Ayuda a los extranjeros

Si tienes la aspiración de que desarrolladores de fuera de tu urbe asistan a tu acontecimiento no sería una mala idea procurar llegar a pactos con agencias de viaje para lograr descuentos en trenes (o bien aeroplanos, si bien esto acostumbra a ser más difícil) y hoteles. Venga, sabemos que es un lío mas si tu primo lo pudo hacer para su boda, asimismo podéis.

Volvemos a recurrir a Iván López y lo invitamos a rememorar el mejor acontecimiento en el que nunca ha estado: SpringOne 2GX dos mil quince, en la ciudad de Washington DC. SpringOne 2GX era LA conferencia de referencia de Spring, Groovy y Grails a nivel del mundo y me admitieron nada menos que 3 hablas. Me sorprendieron muchas cosas: más de mil asistentes en uno de los hoteles más grandes de DC, las keynotes fueron de noche tras la cena, cuando lo frecuente en las conversas en Europa es que las keynotes son por la mañana a la primera hora, muchos patrocinadores y mucho swag a repartir. Fue mi primera conferencia en USA con lo que tengo un muy grato recuerdo de ella. Por si acaso eso no fuese poco me pagaron el vuelo desde la capital de España, cinco noches de hotel, pude ver muchas conversas bien interesantes y conocer bastante gente nueva. Por último asimismo tuve tiempo para poder ver un tanto de la ciudad: La Casa Blanca, el monumento a Washington, el World War II memorial, el Air and Space Museum,….

Tampoco es que te vayamos a decir que debes abonar vuelos trasoceánicos y hotelazos mas si que hay que tomar en consideración que los temas de transporte y alojamiento siempre y en todo momento quedan en el recuerdo y asisten a conformar la opinión sobre un acontecimiento.

Un starter paquete que haga ilusión

Tras abonar, desplazarte al sitio y probablemente tragarte una buena cola para acreditarte que menos que un starter paquete (o bien un kit de bievenida si estás contra los anglicismos superfluos) que mole, siempre y en toda circunstancia en las posibilidades del evento: una bolsa chula, una camiseta que te quede como un guante, botellas de agua, barras energéticas, bolígrafos, un pen drive, algún chisme curioso o bien representativo, un plano, el horario… y sí, claro, asimismo se puede meter los pasquines promocionales de los patrocinadores.

Y en tanto que hemos hablado del proceso de acreditación, no estaría mal una acreditación cómoda, con información de utilidad (usuario de Twitter, empresa…), identificación por colores… vamos, que no estés deseando quitártela y no te percates de que la prosigues llevando puesta hasta el momento en que llegues a casa o bien al hotel.

Ayuda (ya antes) al speaker

Si bien hay gente que son genuinos profesionales de las conversas y unos animales escénicos, transformar un paper en una charla no siempre y en todo momento es una labor fácil y cierta guía y asesoramiento en la preparación del espectáculo jamás viene mal: tiempo del que dispone, materiales a su predisposición, audiencia estimada, trucos que jamás fallan, aun dresscode (no lleves amarillo que se ve extraño en el streaming…) o bien temas a eludir (política, religión, tortilla de patata con cebolla sí o bien no…)

Ayuda (a lo largo de) al speaker

Cáspita, esto no tira, debía haberme traído el Mac

Puede acontecer, sobre todo en acontecimientos muy grandes, que el speaker, el comunicante se halle a lo largo de la conversación o bien comunicación en una situación de indefensión, solo frente a los elementos. No se puede permitir, siempre y en todo momento debe haber alguien de la organización para encargarse de la intendencia: ocuparse del micrófono o bien el proyector, suministrar agua, marcar los tiempos de la conversación, organizar el turno de preguntas…

Ignacio Sánchez (@isholgueras), desarrollador Drupal Trademark, lleva años asistiendo tanto de público como de comunicante a acontecimientos y lo tiene claro y ante el interrogante de las peculiaridades y comodidades que deben tener los acontecimientos para con los comunicantes (y no siempre y en todo momento tienen en España): Sé que bastante gente afirmará que gastos pagados para los comunicantes, mas yo con la entrada me conformo, y en ocasiones hasta ni eso. Me conformo con que la organización indique a los asistentes unas reglas básicas de asistencia a las sesiones, una calidad aceptable en el sonido y proyección y un sistema de grabación de hablas. No faltan en todos y cada uno de los acontecimientos, mas en alguno sí que falla ciertas 3..

Acontecimientos nacionales como el futuro Commit Conf ya comienzan a incluir códigos de conducta, indispensables a fin de que reine la concordia y el acontecimiento no acabe transformado en una selva. Que no somos animales, por favor, señores (y señoras).

No me hagas correr

Esto es algo referido solo a los acontecimientos de determinado tamaño, a aquellos que tienen más de un track simultáneo: un tanto de tiempo entre las conversas para poder ir de uno a otro con calma y que el circuito no se transforme en la San Silvestre vallecana de gente corriendo por doquier. Diez, 15 minutos de margen, si bien sea a costa de reducir un tanto la duración de las conversas… y ser riguroso con el cumplimiento de estas duraciones.

Actividades paralelas (de trabajo)

A colación de las mejores conferencias a las que ha asistido, Ignacio Sánchez nos cuenta: Afirmaría dos: Drupalcamp Spain dos mil trece y DrupalCon Dublin dos mil dieciseis. La primera fue donde di mi primera charla “profesional” y donde hallé verdaderamente la calidad humana de la comunidad de Drupal Trademark, a la que he acabado enganchado, aun he acabado siendo una parte de la junta de la Asociación De España de Drupal Trademark. La segunda fue donde di mi primera charla en inglés a público internacional. Público muy crítico, profesional, preguntas rigurosísimas. Gocé mucho de la conversación..

¿Qué tenían en común? En los 2 acontecimientos hay una característica común, y son las salas de esprint. La organización pone a predisposición una sala con enchufes y conexión wi-fi para contribuir (o bien cuanto quieras). En Cáceres (dos mil trece) descubrí en esta sala de qué forma funcionaba Varnish, y en Dublín, así como de los mejores contribuidores, asistí a progresar unas funcionalidades del módulo que creaba. Esas salas te dan la posibilidad de charlar con los mejores profesionales de ese área en cuestión. A esto me refiero con conferencia de corredores. Sé que si no me hubiera sentado con esa persona en dos mil trece no pertenecería a la AED, ni trabajaría donde trabajo, ni hubiera dado más hablas..

Es obvio, las actividades paralelas de curro a las hablas son siempre y en toda circunstancia un plus de los que da lustre y transforman en referencia a un evento: talleres, katas, demostraciones, stands…

Actividades paralelas (de ocio)

El networking. Los acontecimientos de desarrollo sin el networking no serían nada, eso es de este modo. La previamente citada cena de speakers, una celebración fin de acontecimiento o bien alguna actividad para conocer mejor la urbe así sea cultural o bien culinariamente (en el valisoletano LechazoConf obsequian a los asistentes con el habitual lechal (el propio nombre de la conferencia es un spoiler en un caso así), por poner un ejemplo).

Es más, puedes apelar al nerd que todo desarrollador tiene dentro y apostar por actividades algo más frikis como en la próxima TarugoConf, donde van a ver la mítica 'Juegos de Guerra' en pantalla grande en un cine de la Gran Vía madrileña.

Buen empleo de las redes sociales

Las redes sociales, especialmente Twitter mas asimismo Instagram o bien Fb (¿alguien sabe si Google prosigue vivo?), son una herramienta indispensable para cualquier acontecimiento y los de desarrollo no son una salvedad. Ya antes, a lo largo de y después.

Antes: anunciando todas y cada una de las novedades, formando comunidad, produciendo hype. Durante: sirviendo prácticamente de